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      Sincronização de usuários via SFTP

      Pode ler mais sobre como funciona a sincronização SFTP aqui.

      Vantagens da sincronização SFTP

      Se você tiver muitos usuários, a sincronização SFTP é uma boa solução para garantir que o registro de usuários no Cosafe seja atualizado diariamente. A sincronização de usuários via SFTP significa que os clientes podem fornecer suas informações de usuários, grupos e contas em um arquivo CSV (Valores Separados por Vírgula) que o Cosafe recupera diariamente seguramente via SFTP, adicionando, editando e excluindo automaticamente as informações no Cosafe.

      • Configuração rápida e fácil (o Cosafe configura o SFTP e o cliente carrega o arquivo CSV com a informação desejada).

      • Maior flexibilidade em comparação com a sincronização direta com o AD do cliente

      • Pode ser combinado com dados de diferentes fontes AD (por exemplo, se as filiais de um grupo de empresas ou as administrações de um município utilizarem diferentes soluções de Active Directory)

      • Pode combinar dados de diferentes campos no AD do cliente se um usuário pertencer a diferentes contas (por exemplo, se o usuário for um diretor regional responsável por vários escritórios ou um professor de língua materna que trabalha em várias escolas).

      • Econômico

      • Transferência segura de dados pessoais e conforme os regulamentos da LGPD

      Como a sincronização SFTP funciona?

      O Cosafe disponibiliza um servidor SFTP onde o cliente carrega um arquivo CSV para sincronizar de forma segura as informações dos usuários uma vez por dia (horário noturno). O sistema envia automaticamente uma mensagem de e-mail para o administrador selecionado com informações sobre as alterações efetuadas durante a sincronização.

      Como é feita a configuração?

      1. Envie seu pedido por e-mail para suporte@cosafe.com.br

       

      a) Ativamos o campo ID do grupo no painel de administração do Cosafe

      Você pode facilmente atribuir seus usuários a cada conta, introduzindo a filiação do grupo para cada usuário na coluna "Grupos" do arquivo CSV.
      ​
      Comece criando pelo menos um grupo no painel de administração e adicionando um ID de grupo. Este ID de grupo pode ser, por exemplo, o nome do departamento ou unidade a que o usuário pertence no seu AD. O ID do grupo deve então ser introduzido na coluna "Grupos" do arquivo CSV para cada usuário.
      ​
      Você pode optar por sincronizar os usuários com vários grupos diferentes na conta ou apenas um e depois deixar que os administradores adicionem manualmente os usuários a vários grupos. Tenha em atenção que, para os usuários serem sincronizados com o grupo certo na conta certa, o ID do grupo que você atribuiu no painel de administração e no arquivo CSV tem que ser o mesmo.

      É possível adicionar um usuário a várias contas/subcontas?

      Claro que sim! Se um usuário tiver que ser adicionado a várias contas, introduza vários IDs de grupo na coluna “Grupos” para esse usuário. Exemplo: "Filial Scranton, Filial Akron", note que a identificação do grupo deve ser separada por vírgulas.
      ​
      ​É possível importar usuários sem introduzir o ID do grupo e atribuir manualmente os usuários aos grupos?
      Claro que isso também é ótimo! Alguns clientes preferem um arquivo CSV por conta. Exporte os usuários para arquivos CSV separados com base nas contas em que devem estar. Se optar por utilizar arquivos separados por conta, não é necessário introduzir um ID de grupo no arquivo. Cada arquivo está ligado à respectiva conta e seu administrador pode facilmente atribuir manualmente os usuários aos grupos certos.
      ​
      ​Exemplo de onde introduzir o ID do grupo no painel de administração e no arquivo CSV:

       

      b) Deseja convites automáticos ou manuais por e-mail para os usuários?

      Indique ao Cosafe se deseja que o convite por e-mail para criar senha seja enviado no momento do cadastro ou manualmente ao novo usuário que está sendo adicionado. (Recomendamos que, inicialmente, se utilize o convite manual para permitir a implementação gradual a usuários selecionados)

       

      2. Acesso ao servidor SFTP

      a) ) Quem na sua organização deve acessar o servidor SFTP do Cosafe para podermos enviar os dados de acesso via um canal seguro?
      ​
      ​b) De qual endereço IP você vai se conectar ao servidor SFTP?
      ​
      ​3. Exportar os arquivos e carregá-los no servidor:

      A Cosafe dirá qual deve ser o nome do arquivo e, em seguida, entrará em contato conosco quando o(s) arquivo(s) CSV for(em) carregado(s). Note que o nome do arquivo não pode ser alterado após a configuração, apenas o conteúdo.


      ​4. Ativar a sincronização

      Informaremos se o arquivo está OK ou se são necessários ajustes. Em seguida, dá sinal verde para a sincronização ser ativada.

       

      a) Para qual endereço de e-mail você deseja que enviemos o relatório diário sobre os resultados da sincronização?

       

      Quando a sincronização está ativada, o Cosafe recupera diariamente as informações do usuário e envia um relatório para o e-mail especificado sobre o resultado da importação. O relatório de importação também está disponível no Painel de administração em Usuários > Importar usuários > Histórico de importação do AD.


      ​​5. Convide seus usuários e desfrute de uma administração simplificada!

      Campos do arquivo

      UniqueID(Obrigatório)

      Consiste em 10-256 caracteres (letras, números e símbolos). Deve ser único para cada usuário.

      Nome (Obrigatório)

      Campo de texto com o primeiro e último nome

      E-mail (Obrigatório)

      Endereço de e-mail do usuário

      Título (facultativo)

      O título do usuário.

      TelephoneNumber (Opcional)

      Número de telefone principal do usuário. Utilizado para a verificação em duas etapas ou na função de chamada. (Indicado no código do país, por exemplo, +55)

      SecondaryTelephoneNumber (Opcional)

      Opcional para introduzir e apresentado no perfil do usuário. Note que o número de telefone secundário tem que ser incluído no arquivo para aparecer no perfil do usuário.

      Carimbo de data/hora (facultativo)

      Carimbo de data e hora em que os dados foram exportados.

      Grupos (Opcional)

      Especifica se os usuários devem ser sincronizados diretamente para um ou mais grupos. Os grupos podem ser já criados no painel de administração ou criados com o arquivo.

      Pular (opcional)

      Utilizado se algum dos usuários não tiver que ser importado. Introduzir "1" na coluna do(s) usuário(s) que não deve(m) ser importado(s); caso contrário, o campo fica vazio.

      FirstName (Opcional)

      Utilizado em exceções, dependendo dos requisitos de configuração ao exportar dados. Neste caso, substitui o campo "Nome".

      LastName (Opcional)

      Utilizado em exceções, dependendo dos requisitos de configuração ao exportar dados. Neste caso, substitui o campo "Nome".

      Utilize o nosso modelo de amostra: Modelo de amostra CSV

       

      Perguntas e respostas:

      Em geral

      1. Preferimos utilizar nossa própria solução SFTP. É possível?

      A Cosafe fornece normalmente o SFTP e as credenciais para uma configuração eficaz e padronizada. Se preferir utilizar sua própria solução SFTP, não há problema, mas pode estar associado a custos de implementação mais elevados e a prazos de entrega mais longos devido a soluções não padronizadas que exigem contatos com seu departamento de TI.

       

      2. Somos uma grande organização com 2000 usuários em 50 subcontas. Como devemos criar uma estrutura adequada?

      Se não tiver certeza, pode levantar a questão durante sua integração ou solicitar um workshop com seus gestores. Mas, normalmente, uma estrutura tem o seguinte aspecto:

      Nível

      O quê?

      Quem devem ser os utilizadores?

      1. Conta principal

      Nome da organização (por exemplo Município A ou Grupo B)

      Administradores de toda a estrutura e do pessoal de gestão do Cosafe

      2. Subconta

      Cada departamento da sua organização. por exemplo. Administração A, Escola B, Filial C ou Gabinete local D.

      Todos os usuários que devem pertencer ao departamento (subconta) e, normalmente, um administrador designado.

      3. Grupo principal
      ​(para todos na conta)

      Todo o pessoal da subconta

      Todos os usuários da subconta.

      4. Grupo
      ​(para membros seleccionados da conta)

      Grupos selecionados que se adequam à sua organização, por exemplo, equipe de gestão, equipe A, Direção da escola, zelador, etc.

      Usuários da subconta que devem poder comunicar com o resto do grupo.

      Sobre usuários e grupos

      1. O que acontece aos usuários criados manualmente na primeira sincronização SFTP?

      Se o usuário for criado manualmente no painel de administração, mas não no arquivo CSV, o usuário não será afetado pela sincronização.

      Se o endereço de e-mail do usuário criado manualmente existir no arquivo CSV, o usuário será substituído conforme as informações do usuário do arquivo CSV na próxima sincronização. Isso significa que, após a primeira sincronização, o usuário terá que criar uma senha e fazer login novamente, mas apenas uma vez, ou seja, após a primeira sincronização.

      2. É possível adicionar usuários manualmente ao utilizar a sincronização SFTP?

      Sim, é possível criar um usuário manualmente no painel de administração sem afetar a sincronização diária, desde que o endereço de e-mail do usuário não exista no arquivo CSV atual.

      Assim, você pode adicionar manualmente um funcionário ou consultor temporário a uma conta, mesmo que não esteja no seu Active Directory.

      3. Pode criar um grupo manualmente no painel de administração, apesar de ter sincronização de grupos?

      Sim, desde que ao grupo criado manualmente não seja atribuído um ID de grupo. Se o ID do grupo estiver faltando, o grupo será ignorado pela sincronização. Os usuários adicionados ao grupo permanecerão após a sincronização, se pertencerem à mesma conta onde o grupo foi criado.

      4. É possível adicionar manualmente grupos a um usuário que pertence automaticamente a um grupo na conta através da sincronização?

      Sim

      Sobre os campos no arquivo CSV

      1. É possível utilizar o endereço de e-mail como "UniqueID" no arquivo CSV?

      Sim, está bem. Em casos normais, por exemplo número de emprego e para permitir uma mudança de endereço eletrônico sem afetar o usuário. Se o endereço de e-mail for alterado no futuro, todo o usuário deve ser substituído.

      2. É possível excluir usuários na sincronização?

      Sim, existe um campo no arquivo onde se pode especificar quais os dados/informações a excluir. Pode ser utilizado se um ou mais usuários não devem ser importados para a plataforma Cosafe, mas os dados estão no arquivo.
      ​
      ​3. O que acontece se um usuário adicionar um número de telefone secundário ao aplicativo, que depois não consta do arquivo?
      O número de telefone será então eliminado durante a sincronização. Se existir um número de telefone secundário, este deve ser adicionado no campo "SecondaryTelephoneNumber" no arquivo CSV.

      Sobre o servidor SFTP e outras fontes de informação

      É possível combinar dados de diferentes fontes se a organização utilizar sistemas diferentes?

      Sim, é verdade. Você pode obter informações de diferentes sistemas/fontes e exportá-las para o arquivo CSV que o Cosafe recupera. Esta opção é geralmente apreciada pelos clientes porque é mais flexível se os dados estiverem armazenados em sistemas diferentes e se for difícil reunir as informações no seu AD.

      Sobre a codificação de caracteres para a transferência de arquivos

      Para que codificação de caracteres deve o arquivo ser convertido?
      O arquivo deve ser convertido para UTF-8 ou UTF-16 para ser compatível com todos os sistemas e representar corretamente todas as línguas e símbolos..