Sincronización de usuarios mediante SFTP

Ventajas de la sincronización SFTP

Si tienes muchos usuarios, la sincronización SFTP es una buena solución para asegurar que el registro de usuarios en Cosafe se actualiza diariamente. La sincronización de usuarios a través de SFTP significa que los clientes pueden proporcionar su información de usuario, grupo y cuenta en un archivo CSV (valores separados por comas) que Cosafe recupera diariamente de forma segura a través de SFTP, añadiendo, editando y eliminando automáticamente la información en Cosafe.

+ Configuración rápida y sencilla (Cosafe configura SFTP y el cliente carga el archivo CSV con la información deseada).

+ Mayor flexibilidad en comparación con la sincronización directa con el AD del cliente.

+ Puede combinarse con datos de distintas fuentes AD (por ejemplo. si las filiales de un grupo de empresas o las administraciones de un municipio utilizan diferentes soluciones de Active Directory)
+ Puede combinar datos de diferentes campos del AD del cliente si un usuario debe pertenecer a diferentes cuentas (por ejemplo, si el usuario es miembro de un grupo de empresas). un director regional responsable de varias oficinas o un profesor de lengua materna que trabaja en varias escuelas).

+ Rentable

+ Transferencia segura de datos personales y en cumplimiento de la normativa GDPR

¿Cómo funciona la sincronización SFTP?

Cosafe proporciona un servidor SFTP en el que el cliente carga un archivo CSV para sincronizar de forma segura la información de los usuarios una vez al día (en horario nocturno). El sistema envía automáticamente un correo electrónico al administrador seleccionado con información sobre los cambios realizados durante la sincronización.

¿Cómo se fabrica el decorado?

1. Envíe su pedido por correo electrónico a support@cosafe.se

​a) Activamos el campo ID de Grupo en el panel de administración de Cosafe

Puede asignar fácilmente sus usuarios a cada cuenta introduciendo la pertenencia a un grupo de cada usuario en la columna "Grupos" del archivo CSV.
​
Empiece por crear al menos un grupo en el panel de administración y añada un ID de grupo. Este ID de grupo puede ser, por ejemplo el nombre del departamento o unidad al que pertenece el usuario en su AD. A continuación, debe introducirse el ID de grupo en la columna "Grupos" del archivo CSV para cada usuario.
​
Puede elegir sincronizar los usuarios con varios grupos diferentes de la cuenta o sólo con uno y dejar que los administradores añadan manualmente los usuarios a varios grupos. Ten en cuenta que para que los usuarios se sincronicen con el grupo correcto de la cuenta correcta, el ID de grupo que has asignado en el panel de administración y en el archivo CSV debe ser exactamente el mismo.

¿Es posible añadir un usuario a varias cuentas/subcuentas?
¡Claro que sí! Si un usuario debe añadirse a varias cuentas, introduzca varios ID de grupo en la columna "Grupos" para ese usuario. Ejemplo: "Sucursal de Scranton, Sucursal de Akron", tenga en cuenta que el ID de grupo debe ir separado por comas.
​
​¿Es posible importar usuarios sin introducir el ID de grupo y asignar manualmente los usuarios a los grupos?
Por supuesto, ¡eso también está bien! Algunos clientes prefieren tener un archivo CSV por cuenta.
Exporte los usuarios a archivos CSV separados en función de las cuentas en las que deban estar. Si decide utilizar archivos separados por cuenta, no es necesario introducir un ID de grupo en el archivo. Cada archivo está vinculado a la cuenta correspondiente y el administrador puede asignar manualmente los usuarios a los grupos adecuados.
​
​Ejemplo de dónde introducir el ID de grupo en el panel de administración y en el archivo CSV:

​b) ¿Desea enviar invitaciones automáticas o manuales por correo electrónico a los usuarios?

Indique a Cosafe si desea que la invitación por correo electrónico al registro se envíe automática o manualmente al nuevo usuario que se añada. (Recomendamos utilizar inicialmente la invitación manual para permitir el despliegue gradual a los usuarios seleccionados)

2. Acceso al servidor SFTP
​a) ¿Quién de su organización debe acceder al servidor SFTP de Cosafe para que podamos enviar los datos de acceso a través de un canal seguro?
​
​b) ¿Desde qué dirección IP se conectará al servidor SFTP?
​
​3. Exportar los archivos y subirlos al servidor

Cosafe le dirá cuál debe ser el nombre del archivo y, a continuación, se pondrá en contacto con nosotros cuando haya cargado los archivos CSV. Tenga en cuenta que el nombre del archivo no se puede cambiar después de la configuración, sólo el contenido.

​4. Activar sincronización

Le comunicaremos si el archivo es correcto o si es necesario realizar algún ajuste. A continuación, da el visto bueno para que se active la sincronización.
​

¿A qué dirección de correo electrónico desea que le enviemos el informe diario sobre los resultados de la sincronización?

Cuando la sincronización está activada, Cosafe recupera la información del usuario cada día y envía un informe al correo electrónico especificado sobre el resultado de la importación. El informe de importación también está disponible en el Panel de administración en Usuarios > Importar usuarios > Historial de importación de AD.

​5. Invite a sus usuarios y disfrute de una administración simplificada.

Campos del fichero

Utilice nuestra plantilla de muestra: CSV plantilla de muestra

Preguntas y respuestas:

En general

1. Preferimos utilizar nuestra propia solución SFTP, ¿es posible?

Cosafe proporciona normalmente SFTP y credenciales para una configuración eficiente y estandarizada. Si prefieres utilizar tu propia solución SFTP, está bien, pero puede llevar asociados unos costes de implantación más elevados y unos plazos de entrega más largos debido a soluciones no estándar que requieren contactos con tu departamento de TI.

2. Somos una gran organización con 2000 usuarios en 50 subcuentas. ¿Cómo crear una estructura adecuada?

Si no estás seguro, puedes plantear la cuestión durante tu incorporación o solicitar un taller con tus jefes. Pero normalmente una estructura tiene el siguiente aspecto:

Acerca de usuarios y grupos

1. ¿Qué ocurre con los usuarios creados manualmente en la primera sincronización SFTP?

Si el usuario se crea manualmente en el panel de administración, pero no en el archivo CSV, el usuario no se verá afectado por la sincronización.

Si la dirección de correo electrónico del usuario creado manualmente existe en el archivo CSV, el usuario se sustituirá de acuerdo con la información de usuario del archivo CSV en la siguiente sincronización. Esto significa que después de la primera sincronización, el usuario tendrá que crear una contraseña e iniciar sesión de nuevo, pero sólo una vez, es decir, después de la primera sincronización.

2. ¿Se pueden añadir usuarios manualmente cuando se utiliza la sincronización SFTP?

Sí, es posible crear un usuario manualmente en el panel de administración sin que ello afecte a la sincronización diaria, siempre que la dirección de correo electrónico del usuario no exista en el archivo CSV actual.

De este modo, puede añadir manualmente a un empleado temporal o consultor a una cuenta aunque no esté en su Directorio Activo.

3. ¿Puede crear un grupo manualmente en el Panel de administración aunque disponga de sincronización de grupos?

Sí, siempre que al grupo creado manualmente no se le asigne un ID de grupo. Si falta el ID de grupo, el grupo será ignorado por la sincronización. Los usuarios añadidos al grupo permanecerán tras la sincronización siempre que pertenezcan a la misma cuenta en la que se creó el grupo.

5. ¿Es posible añadir manualmente grupos a un usuario que pertenece automáticamente a un grupo de la cuenta mediante sincronización?

Pues sí.

Acerca de los campos del archivo csv

1. ¿Es posible utilizar la dirección de correo electrónico como "UniqueID" en el archivo CSV?

Sí, está bien. En casos normales, por ejemplo número de empleo y permitir un cambio de dirección de correo electrónico sin que ello afecte al usuario. Si en el futuro se modifica la dirección de correo electrónico, deberá sustituirse todo el usuario.

2. ¿Es posible excluir usuarios en la sincronización?

Sí, hay un campo en el fichero donde puede especificar qué datos/información excluir. Se puede utilizar si uno o más usuarios no deben ser importados en la plataforma Cosafe, pero los datos están en el archivo.
​
​3. ¿Qué ocurre si un usuario añade a la aplicación un número de teléfono secundario que luego no figura en el archivo?
El número de teléfono se borrará durante la sincronización. Si va a haber un número de teléfono secundario, es necesario añadirlo en el campo "SecondaryTelephoneNumber" del archivo CSV.

Acerca del servidor SFTP y otras fuentes de información

¿Es posible combinar datos de distintas fuentes si la organización utiliza sistemas diferentes?

Pues sí. Puede recuperar información de diferentes sistemas/fuentes y exportarla al archivo CSV que luego recupera Cosafe. Los clientes suelen apreciarlo porque es más flexible si tiene datos almacenados en distintos sistemas y puede resultar difícil recopilar la información en su AD.

Acerca de la codificación de caracteres para la transferencia de archivos

¿A qué codificación de caracteres debe convertirse el archivo?
El archivo debe convertirse a UTF-8 o UTF-16 para que sea compatible con todos los sistemas y represente correctamente todos los idiomas y símbolos.