Synchronisation des utilisateurs via SFTP

Avantages de la synchronisation SFTP

Si vous avez de nombreux utilisateurs, la synchronisation SFTP est une bonne solution pour garantir que le registre des utilisateurs dans Cosafe est mis à jour quotidiennement. La synchronisation des utilisateurs via SFTP signifie que les clients peuvent fournir leurs informations sur les utilisateurs, les groupes et les comptes dans un fichier CSV (Comma-Separated Values) que Cosafe récupère quotidiennement et en toute sécurité via SFTP, ce qui permet d'ajouter, de modifier et de supprimer automatiquement les informations dans Cosafe.

+ Mise en place rapide et facile (Cosafe met en place le SFTP et le client télécharge le fichier CSV avec les informations souhaitées).

+ Flexibilité accrue par rapport à la synchronisation directe avec l'AD du client

+ Peut être combiné avec des données provenant de différentes sources d'AD (par ex. si des filiales au sein d'un groupe d'entreprises ou des administrations au sein d'une municipalité utilisent différentes solutions Active Directory)
+ Peut combiner des données provenant de différents champs de l'AD du client si un utilisateur doit appartenir à différents comptes (par exemple, si l'utilisateur est membre d'un groupe d'entreprises). un directeur régional responsable de plusieurs bureaux ou un enseignant de langue maternelle travaillant dans plusieurs écoles).

+ Rentabilité

+ Transfert sécurisé des données personnelles et en conformité avec les réglementations GDPR.
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Comment fonctionne la synchronisation SFTP ?

Cosafe fournit un serveur SFTP sur lequel le client télécharge un fichier CSV pour une synchronisation sécurisée des informations de l'utilisateur une fois par jour (la nuit). Le système envoie automatiquement un courriel à l'administrateur sélectionné avec des informations sur les modifications apportées pendant la synchronisation.

Comment l'ensemble est-il fabriqué ?

1. Envoyez votre commande par courriel à support@cosafe.se

​a) Nous activons le champ Group ID dans le panneau d'administration de Cosafe

Vous pouvez facilement affecter vos utilisateurs à chaque compte en saisissant l'appartenance de chaque utilisateur à un groupe dans la colonne "Groupes" du fichier CSV.
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Commencez par créer au moins un groupe dans le panneau d'administration et ajoutez un identifiant de groupe. Cet identifiant de groupe peut être par exemple le nom du département ou de l'unité auquel l'utilisateur appartient dans votre AD. L'identifiant du groupe doit ensuite être saisi dans la colonne "Groupes" du fichier CSV pour chaque utilisateur.
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Vous pouvez choisir de synchroniser les utilisateurs avec plusieurs groupes différents dans le compte ou avec un seul groupe et laisser les administrateurs ajouter manuellement les utilisateurs à plusieurs groupes. Notez que pour que les utilisateurs soient synchronisés avec le bon groupe dans le bon compte, l'ID de groupe que vous avez attribué dans le panneau d'administration et dans le fichier CSV doit être exactement le même.

Est-il possible d'ajouter un utilisateur à plusieurs comptes/sous-comptes ?
Bien sûr ! Si un utilisateur doit être ajouté à plusieurs comptes, saisissez plusieurs ID de groupe dans la colonne "Groupes" pour cet utilisateur. Exemple : "Scranton branch, Akron Branch". Notez que l'ID du groupe doit être séparé par des virgules.
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​Est-il possible d'importer des utilisateurs sans saisir l'ID du groupe et d'affecter manuellement les utilisateurs aux groupes ?
Bien sûr, c'est très bien aussi ! Certains clients préfèrent avoir un fichier CSV par compte.
Exporter les utilisateurs dans des fichiers CSV distincts en fonction des comptes dans lesquels ils devraient se trouver. Si vous choisissez d'utiliser des fichiers distincts par compte, il n'est pas nécessaire d'introduire un ID de groupe dans le fichier. Chaque fichier est lié au compte correspondant et votre administrateur peut facilement affecter manuellement les utilisateurs aux groupes appropriés.
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​Exemple d'endroit où saisir l'ID du groupe dans le panneau d'administration et dans le fichier CSV :

​b) Souhaitez-vous envoyer des invitations automatiques ou manuelles par courrier électronique aux utilisateurs ?

Indiquez à Cosafe si vous souhaitez que l'invitation à l'enregistrement soit envoyée automatiquement ou manuellement au nouvel utilisateur. (Nous recommandons d'utiliser dans un premier temps l'invitation manuelle pour permettre un déploiement progressif auprès d'utilisateurs sélectionnés)

2. Accès au serveur SFTP
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a) Qui, dans votre organisation, doit accéder au serveur SFTP de Cosafe pour que nous puissions envoyer les données de connexion par un canal sécurisé ?
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​b) A partir de quelle adresse IP allez-vous vous connecter au serveur SFTP ?
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​3. Exporter les fichiers et les télécharger sur le serveur

Cosafe vous indiquera le nom du fichier, puis vous nous contacterez lorsque le(s) fichier(s) CSV sera(ont) téléchargé(s). Notez que le nom du fichier ne peut pas être modifié après l'installation, seul le contenu peut l'être.

​4. Activer la synchronisation

Nous vous ferons savoir si le fichier est correct ou si des ajustements doivent être apportés. Vous donnez ensuite le feu vert à l'activation de la synchronisation.

A quelle adresse e-mail souhaitez-vous que nous envoyions le rapport quotidien sur les résultats de la synchronisation ?

Lorsque la synchronisation est activée, Cosafe récupère les informations de l'utilisateur tous les jours et envoie un rapport sur le résultat de l'importation à l'adresse électronique spécifiée. Le rapport d'importation est également disponible dans le panneau d'administration sous Utilisateurs > Importer des utilisateurs > Historique des importations AD.

​5. Invitez vos utilisateurs et profitez d'une administration simplifiée !

Champs du fichier

Utilisez notre modèle type : Modèle type CSV

Questions et réponses :

En général

1. Nous préférons utiliser notre propre solution SFTP, est-ce possible ?

Cosafe fournit normalement le SFTP et les identifiants pour une mise en place efficace et standardisée. Si vous préférez utiliser votre propre solution SFTP, c'est possible, mais cela peut être associé à des coûts de mise en œuvre plus élevés et à des délais plus longs en raison de solutions non standard qui nécessitent des contacts avec votre service informatique.

2. Nous sommes une grande organisation qui compte 2000 utilisateurs répartis dans 50 sous-comptes. Comment créer une structure appropriée ?

Si vous n'êtes pas sûr, vous pouvez soulever la question lors de votre intégration ou demander un atelier avec vos responsables. Mais normalement, une structure se présente comme suit :

À propos des utilisateurs et des groupes

1. Que se passe-t-il pour les utilisateurs créés manuellement lors de la première synchronisation SFTP ?

Si l'utilisateur est créé manuellement dans le panneau d'administration, mais pas dans le fichier CSV, il ne sera pas affecté par la synchronisation.

Si l'adresse électronique de l'utilisateur créé manuellement existe dans le fichier CSV, l'utilisateur sera remplacé en fonction des informations sur l'utilisateur du fichier CSV lors de la prochaine synchronisation. Cela signifie qu'après la première synchronisation, l'utilisateur devra créer un mot de passe et se connecter à nouveau, mais seulement une fois, c'est-à-dire après la première synchronisation.

2. Pouvez-vous ajouter des utilisateurs manuellement lorsque vous utilisez la synchronisation SFTP ?

Oui, il est possible de créer un utilisateur manuellement dans le panneau d'administration sans affecter la synchronisation quotidienne, à condition que l'adresse électronique de l'utilisateur n'existe pas dans le fichier CSV actuel.

Vous pouvez donc ajouter manuellement un employé temporaire ou un consultant à un compte, même s'il ne figure pas dans votre Active Directory.

3. Pouvez-vous créer un groupe manuellement dans le panneau d'administration même si vous disposez de la synchronisation des groupes ?

Oui, à condition que le groupe créé manuellement ne reçoive pas d'identifiant de groupe. Si l'ID du groupe est manquant, le groupe sera ignoré par la synchronisation. Les utilisateurs ajoutés au groupe seront conservés après la synchronisation, à condition qu'ils appartiennent au même compte que celui dans lequel le groupe a été créé.

5. Est-il possible d'ajouter manuellement des groupes à un utilisateur qui appartient automatiquement à un groupe dans le compte via la synchronisation ?

Oui, c'est le cas.

A propos des champs du fichier csv

1. Est-il possible d'utiliser l'adresse électronique comme "UniqueID" dans le fichier CSV ?

Oui, c'est très bien. Dans les cas normaux, par exemple numéro d'emploi et de permettre un changement d'adresse électronique sans que l'utilisateur en soit affecté. Si l'adresse électronique est modifiée à l'avenir, l'utilisateur entier doit être remplacé.

2. Est-il possible d'exclure des utilisateurs de la synchronisation ?

Oui, il y a un champ dans le fichier où vous pouvez spécifier les données/informations à exclure. Il peut être utilisé si un ou plusieurs utilisateurs ne doivent pas être importés dans la plateforme Cosafe, mais que les données se trouvent dans le fichier.
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​3. Que se passe-t-il si un utilisateur ajoute un numéro de téléphone secondaire à l'application, qui ne figure alors pas dans le fichier ?
Le numéro de téléphone sera alors supprimé lors de la synchronisation. S'il doit y avoir un numéro de téléphone secondaire, il doit être ajouté dans le champ "SecondaryTelephoneNumber" du fichier CSV.

À propos du serveur SFTP et d'autres sources d'information

Est-il possible de combiner des données provenant de différentes sources si l'organisation utilise des systèmes différents ?

Oui, c'est le cas. Vous pouvez récupérer des informations à partir de différents systèmes/sources et les exporter vers le fichier CSV que Cosafe récupère ensuite. Cette solution est généralement appréciée par les clients, car elle est plus souple si les données sont stockées dans différents systèmes et qu'il peut être difficile de rassembler les informations dans votre DA.

A propos de l'encodage des caractères pour le transfert de fichiers

Vers quel encodage de caractères le fichier doit-il être converti ?
Le fichier doit être converti en UTF-8 ou UTF-16 pour être compatible avec tous les systèmes et représenter correctement toutes les langues et tous les symboles.