Synkning via SFTP

Fördelar med SFTP-synk

Om du har många användare är SFTP-synk en bra lösning för att säkerställa att användarregistret i Cosafe uppdateras dagligen. Användarsynk via SFTP innebär att kunder kan tillhandahålla sina användar-, grupp- och kontouppgifter i en CSV-fil (kommaseparerade värden) som Cosafe säkert hämtar dagligen via SFTP. Informationen i Cosafe läggs därmed automatiskt till, redigeras eller tas bort.

+ Snabb och enkel installation (Cosafe sätter upp SFTP och kunden laddar upp CSV-filen med önskad information).

+ Ökad flexibilitet jämfört med direkt synkronisering med kundens AD.

+ Kan kombineras med data från olika AD-källor (t.ex. om dotterbolag inom en koncern eller förvaltningar inom en kommun använder olika Active Directory-lösningar).
+ Kan kombinera data från olika fält i kundens AD om en användare ska tillhöra olika konton (t.ex. om användaren är en regionchef ansvarig för flera kontor eller en modersmålslärare som arbetar på flera skolor).

+ Kostnadseffektivt

+ Säker överföring av personuppgifter i enlighet med GDPR-regler

Hur fungerar SFTP-synk?

Cosafe tillhandahåller en SFTP-server där kunden laddar upp en CSV-fil för säker synkronisering av användaruppgifter en gång per dag (nattetid). Systemet skickar automatiskt ett e-postmeddelande till den valda administratören med information om de ändringar som gjorts under synkroniseringen.

Hur går installationen till?

1. Skicka ett e-postmeddelande med din beställning till support@cosafe.com

Vi aktiverar fältet Group ID i Cosafes adminpanel

Du kan enkelt tilldela dina användare till varje konto genom att ange gruppkopplingen för varje användare i kolumnen "Groups" i CSV-filen.

Börja med att skapa minst en grupp i adminpanelen och lägg till ett Group ID. Detta Group ID kan t.ex. vara namnet på den avdelning eller enhet som användaren tillhör i ditt AD. Group ID måste sedan anges i kolumnen "Groups" i CSV-filen för varje användare.

Du kan välja att synka användarna till flera olika grupper i kontot eller bara en och sedan låta administratörer manuellt lägga till användarna i flera grupper. Observera att för att användarna ska synkas till rätt grupp i rätt konto måste Group ID som du har tilldelat i adminpanelen och i CSV-filen vara exakt samma.

Kan en användare läggas till i flera konton/underkonton?

Självklart! Om en användare ska läggas till i flera konton, ange flera Group ID i kolumnen "Groups" för den användaren. Exempel: "Scranton branch, Akron Branch". Observera att Group ID ska separeras med kommatecken.

Kan man importera användare utan att ange Group ID och sedan manuellt tilldela användarna till grupper?

Självklart! Vissa kunder föredrar att ha en CSV-fil per konto. Exportera användarna till separata CSV-filer baserat på vilka konton de ska finnas i. Om du väljer att använda separata filer per konto behöver du inte ange ett Group ID i filen. Varje fil kopplas till respektive konto och din administratör kan enkelt manuellt tilldela användare till rätt grupper.

​

Exempel på var du ska ange grupp-ID i adminpanelen och i CSV-filen:

b) Vill du ha automatiska eller manuella e-postinbjudningar till användare?

Låt Cosafe veta om du vill att registreringsinbjudan via e-post ska skickas automatiskt eller manuellt till nya användare som läggs till. (Vi rekommenderar att initialt använda manuell inbjudan för att möjliggöra en gradvis utrullning till utvalda användare.)

2. Åtkomst till SFTP-servern

a) Vem i ditt företag ska ha åtkomst till Cosafes SFTP-server så att vi kan skicka inloggningsuppgifter via en säker kanal?

b) Från vilken IP-adress kommer du att ansluta till SFTP-servern?

3. Exportera filerna och ladda upp till servern

Cosafe meddelar dig vad filens namn ska vara, och du återkommer till oss när CSV-filen/-filerna har laddats upp. Observera att filnamnet inte kan ändras efter inställningen, endast innehållet.

4. Aktivera synkronisering

Vi meddelar dig om filen är korrekt eller om justeringar behöver göras. Därefter ger du oss klartecken att aktivera synkroniseringen.

a) Till vilken e-postadress vill du att vi skickar den dagliga rapporten om synkroniseringsresultaten?

När synkroniseringen är aktiverad hämtar Cosafe användarinformation varje dag och skickar en rapport till den angivna e-postadressen om importresultatet. Importrapporten är också tillgänglig i Adminpanelen under Användare > Importera användare > AD-importhistorik.

5. Bjud in dina användare och njut av förenklad administration!

Fält i filen

Använd våran exempelmall: CSV exempelmall

Frågor och svar:

Allmänt

1. Vi föredrar att använda vår egen SFTP-lösning, är det möjligt?
   Cosafe tillhandahåller normalt SFTP och inloggningsuppgifter för en effektiv och standardiserad inställning. Om ni föredrar att använda er egen SFTP-lösning går det bra, men det kan innebära högre implementeringskostnader och längre ledtider på grund av icke-standardiserade lösningar som kräver kontakt med er IT-avdelning.

2. Vi är en stor organisation med 2000 användare i 50 underkonton. Hur bör vi strukturera oss?
   Om ni är osäkra kan ni ta upp frågan under onboarding eller begära en workshop med era chefer. Vanligtvis ser en struktur ut enligt följande:

Om användare och grupper

1. Vad händer med manuellt skapade användare vid den första SFTP-synkroniseringen?

Om en användare har skapats manuellt i adminpanelen men inte finns med i CSV-filen kommer användaren inte att påverkas av synkroniseringen.

Om den manuellt skapade användarens e-postadress finns i CSV-filen kommer användaren att ersättas enligt informationen i CSV-filen vid nästa synkronisering. Detta innebär att efter den första synkroniseringen måste användaren skapa ett nytt lösenord och logga in igen, men bara en gång, det vill säga efter den första synkroniseringen.

2. Kan man lägga till användare manuellt när man använder SFTP-synk?

Ja, det är möjligt att manuellt skapa en användare i adminpanelen utan att det påverkar den dagliga synkroniseringen, förutsatt att användarens e-postadress inte finns i den aktuella CSV-filen.

Det innebär att du manuellt kan lägga till en tillfällig anställd eller en konsult i ett konto även om de inte finns i ditt Active Directory.

3. Är det möjligt att skapa en grupp manuellt i Adminpanelen även om man har gruppsynkronisering?

Ja, förutsatt att den manuellt skapade gruppen inte tilldelas ett Group ID. Om Group ID saknas kommer gruppen att ignoreras av synkroniseringen. De användare som läggs till i gruppen kommer att finnas kvar efter synkroniseringen, förutsatt att de tillhör samma konto där gruppen skapades.

4. Kan man manuellt lägga till grupper för en användare som redan tillhör en grupp via synkronisering?

Ja, det går bra.

Om fält i CSV-filen

1. Är det möjligt att använda e-postadressen som "UniqueID" i CSV-filen?

Ja, det går bra. Normalt använder man exempelvis anställningsnummer för att möjliggöra ändringar av e-postadress utan att påverka användaren. Om e-postadressen ändras i framtiden måste hela användaren ersättas.

2. Är det möjligt att exkludera användare från synkroniseringen?

Ja, det finns ett fält i filen där du kan ange vilken data/information som ska exkluderas. Detta kan användas om en eller flera användare inte ska importeras till Cosafe-plattformen trots att deras information finns i filen.

3. Vad händer om en användare lägger till ett sekundärt telefonnummer i appen som sedan inte finns i CSV-filen?

Telefonnumret kommer då att raderas vid synkroniseringen. Om ett sekundärt telefonnummer ska behållas måste det anges i fältet "SecondaryTelephoneNumber" i CSV-filen.

Om SFTP-servern och andra informationskällor

Är det möjligt att kombinera data från olika källor om organisationen använder olika system?

Ja, det är möjligt. Du kan hämta information från olika system/källor och exportera den till CSV-filen som Cosafe hämtar från. Detta är ofta uppskattat av kunder eftersom det ger mer flexibilitet om data är lagrad i olika system och det kan vara svårt att samla all information i AD.

Om teckenkodning vid filöverföring

Vilken teckenkodning ska filen konverteras till?

Filen ska konverteras till UTF-8 eller UTF-16 för att vara kompatibel med alla system och för att kunna hantera alla språk och symboler korrekt.