Synkning via SFTP

Här kan du läsa mer om hur SFTP synken fungerar

Fördelar med SFTP synk

+ Snabb och enkel uppsättning (Cosafe sätter upp SFTP och kunden laddar upp CSV-fil med önskad information)

+ Ökad flexibilitet jämfört med direkt synkning med kundens AD

+ Kan kombineras med data från olika AD-källor (t.ex. om dotterbolag inom en koncern eller förvaltningar inom en kommun använder olika Active Directory lösningar)
+ Kan kombinera data från olika fält i kundens AD om en användare ska tillhöra olika konton (t.ex. en regionchef ansvarig för flera kontor eller en moderspråkslärare som arbetar i flera skolor)

+ Kostnadseffektivt

+ Säker överföring av personuppgifter och i enlighet med GDPR regelverk

Hur fungerar SFTP synkningen?

Cosafe tillhandahåller en SFTP server där kunden laddar upp en CSV-fil för säker synkning av användarinformation 1 gång per dygn (nattetid). Systemet skickar automatiskt ett mejl till vald administratör med information om de ändringar som gjorts i samband med synken.

Hur görs uppsättningen?

1. Mejla er beställning till support@cosafe.se

​a) Vi aktiverar fältet Grupp ID i Cosafes adminpanel

Ni fördelar enkelt ut era användare till varje konto genom att ange grupptillhörighet för varje användare i CSV-filens kolumn "Groups".
​
Börja med att skapa minst en grupp i adminpanelen och lägg till ett Grupp ID. Detta Grupp ID kan vara t.ex. namnet på avdelningen eller enheten som användaren tillhör i ert AD. Grupp ID måste därefter anges i kolumnen "Groups" i CSV-filen på respektive användare.
​
Ni kan välja att synka användarna till flera olika grupper i kontot eller endast en och sedan låta administratörerna manuellt lägga till användarna i flera grupper. Observera att för att användarna ska synkas till rätt grupp i rätt konto måste det Grupp ID som ni har tilldelat i adminpanelen och i CSV-filen vara exakt samma.

Går det att lägga till en användare i fler konton/underkonton?
Självklart! Om en användare ska läggas till i flera konton anger ni flera Grupp ID i kolumnen "Groups" på den användaren. Exempel: "Scranton branch, Akron Branch", observera att Grupp ID ska separeras med kommatecken.
​
​Går det att importera användare utan att ange Grupp ID, och fördela användarna manuellt till grupperna?
Det går självklart också bra! Vissa kunder föredrar att ha en CSV-fil per konto.
Exportera användarna till separata CSV-filer baserat på vilka konton de ska vara med i. Om ni väljer att använda separata filer per konto behövs inget Grupp ID anges i filen. Varje fil kopplas till respektive konto och er administratör kan enkelt manuellt fördela användarna till rätt grupper.
​
​Exempel på vart ni anger Grupp ID i adminpanelen och i CSV filen:

​b) Vill ni ha automatisk eller manuell mejlinbjudan till användarna?

Meddela Cosafe om ni önskar att inbjudan med registreringsmejl ska skickas automatiskt eller manuellt till ny användare som läggs till. (Vi rekommenderar att initialt använda manuell inbjudan för att möjliggöra successiv utrullning till utvalda användare)

2. Åtkomst till SFTP servern
​

a) Vem hos er som ska få åtkomst till Cosafe SFTP server så vi kan skicka inloggningsuppgifter genom en säker kanal?
​
​b) Från vilken IP-adress kommer ni att ansluta till SFTP servern?
​
​3. Exportera filerna och ladda upp på servern

Cosafe meddelar vad namnet på filen ska döpas till, därefter återkopplar ni oss när CSV-fil/erna är uppladdade. Observera att namnet på filen inte kan ändras efter uppsättning, endast innehållet.

​4. Aktivera synk

Vi meddelar om filen är OK eller om justeringar behöver göras. Därefter ger ni klartecken när synken ska aktiveras.
​

Till vilken e-postadress önskar ni att vi skickar daglig rapport om synkningsresultat?

När synken är aktiverad hämtar Cosafe användarinformation varje dag och skickar en rapport till angiven e-post om importresultatet. Importrapporten är också tillgänglig i Adminpanelen under Användare > Importera användare > AD-importhistorik.

​5. Bjud in era användare och njut av förenklad administration!

Fält i filen

 

Använd vår exempelmall: CSV exempelmall

Frågor och svar:

Generellt

1. Vi föredrar att använda vår egen SFTP lösning, går det?

Cosafe tillhandahåller normalt SFTP och inloggningsuppgifter för en effektiv och standardiserad uppsättning. Skulle ni föredra att använda er egen SFTP lösning är det OK men det kan vara förknippat med högre implementationskostnad samt längre ledtid pga icke-standard lösning som kräver kontakter med er IT-avdelning.

2. Vi är en stor organisation med 2000 användare fördelat på 50 st underkonton. Hur ska vi skapa en lämplig struktur?

Om ni är osäkra kan ni ta upp frågan under er onboarding alternativ så kan ni beställa en workshop med era ansvariga. Men normalt ser en struktur ut på följande sätt:

Om användare och grupper

1. Vad händer med manuellt skapade användarna vid första SFTP synkningen?

Om användaren är manuellt skapad i adminpanelen, men inte finns med i CSV-filen, kommer användaren inte påverkas av synkningen.

Om den manuellt skapade användarens e-postadressen existerar i csv-filen, kommer användaren uppdateras i enlighet med CSV-filens användarinformation vid nästföljande synkning.

2. Kan man lägga till användare manuellt när man använder SFTP synk?

Ja, det går bra att skapa en användare manuellt i adminpanelen utan att denne påverkas av dagliga synken under förutsättning att användarens e-postadress inte existerar i den aktuella CSV-filen.

Ni kan alltså manuellt lägga till en tillfällig anställd eller konsult till ett konto även om denne inte finns med i ert Active Directory.

3. Kan man skapa en grupp manuellt i Adminpanelen trots att man har synkning av grupper?

Ja, givet att den manuellt skapade gruppen inte ges ett Grupp ID. Saknas Grupp ID kommer gruppen nämligen att ignoreras av synkningen. Användarna som adderats till gruppen kommer vara kvar efter synkning givet att användarna tillhör samma konto som gruppen skapats i.

5. Kan man addera grupper manuellt till en användare som automatiskt via synken tillhör en grupp i kontot?

Ja.

Om fält i csv-filen

1. Kan man använda e-postadress som "UniqueID" i CSV-filen?

Ja, det går bra. I normala fall använder man t.ex. anställningsnummer dels för att möjliggöra byte e-postadress utan att påverka användaren. Om e-postadress i framtiden ska ändras måste hela användaren ersättas.

2. Går det att exkludera användare i synken?

Ja, det finns ett fält i filen där det går att ange vilken data/information som ska exkluderas. Det kan användas om en eller fler användare inte ska importeras till Cosafe plattformen, men uppgifterna finns i filen.
​
​3. Vad händer om en användare lägger till ett sekundärt telefonnummer i appen, som sedan inte finns med i filen?
Telefonnumret kommer då att tas bort i samband med synken. Om det ska finnas ett sekundärt telefonnummer behöver det läggas till under fältet "SecondaryTelephoneNumber" i CSV-filen.

Om SFTP servern och andra informationskällor

Går det att kombinera data från olika källor om organisationen använder olika system?

Ja. Ni kan hämta information från olika system/källor och exportera det till CSV-filen som Cosafe sedan hämtar ifrån. Detta brukar uppskattas bland kunder eftersom det blir mer flexibelt om man har data lagrat i olika system och det kan vara svårt att samla informationen i sitt AD.

Om teckenkodning för filöverföring

Vilken teckenkodning ska filen konverteras till?
Filen bör konverteras till UTF-8 alternativt UTF-16 för att vara kompatibel med alla system och representera alla språk och symboler korrekt.