Benutzersynchronisation über SFTP

Vorteile der SFTP-Synchronisation

Wenn Sie viele Benutzer haben, ist die SFTP-Synchronisation eine gute Lösung, um sicherzustellen, dass das Benutzerregister in Cosafe täglich aktualisiert wird. Benutzersynchronisierung über SFTP bedeutet, dass Kunden ihre Benutzer-, Gruppen- und Kontoinformationen in einer CSV-Datei (Comma-Separated Values) bereitstellen können, die Cosafe täglich sicher über SFTP abruft, wodurch die Informationen in Cosafe automatisch hinzugefügt, bearbeitet oder gelöscht werden.
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+ Schnelle und einfache Einrichtung (Cosafe richtet SFTP ein und der Kunde lädt eine CSV-Datei mit den gewünschten Informationen hoch).

+ Erhöhte Flexibilität im Vergleich zur direkten Synchronisation mit dem AD des Kunden

+ Kann mit Daten aus verschiedenen AD-Quellen kombiniert werden (z. B.. wenn Tochtergesellschaften innerhalb einer Unternehmensgruppe oder Verwaltungen innerhalb einer Gemeinde unterschiedliche Active Directory-Lösungen verwenden)
+ Kann Daten aus verschiedenen Feldern im AD des Kunden kombinieren, wenn ein Benutzer zu verschiedenen Konten gehören soll (z. B. wenn der Benutzer Mitglied einer Unternehmensgruppe ist). ein Regionalleiter, der für mehrere Büros zuständig ist, oder ein muttersprachlicher Lehrer, der in mehreren Schulen arbeitet).

+ Kostengünstig

+ Sichere Übertragung personenbezogener Daten und Einhaltung der GDPR-Vorschriften

Wie funktioniert die SFTP-Synchronisierung?

Cosafe stellt einen SFTP-Server zur Verfügung, auf den der Kunde einmal pro Tag (nachts) eine CSV-Datei zur sicheren Synchronisierung der Benutzerdaten hochlädt. Das System sendet automatisch eine E-Mail an den ausgewählten Administrator mit Informationen über die während der Synchronisierung vorgenommenen Änderungen.

Wie wird das Set hergestellt?

1. Senden Sie Ihre Bestellung per E-Mail an support@cosafe.se

​a) Wir aktivieren das Feld Gruppen-ID im Cosafe-Administrationsbereich

Sie können Ihre Benutzer ganz einfach den einzelnen Konten zuordnen, indem Sie die Gruppenzugehörigkeit für jeden Benutzer in der Spalte "Gruppen" der CSV-Datei eingeben.
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Beginnen Sie damit, mindestens eine Gruppe in der Verwaltungskonsole zu erstellen und eine Gruppen-ID hinzuzufügen. Diese Gruppen-ID kann z.B. sein den Namen der Abteilung oder des Referats, zu dem der Benutzer in Ihrem AD gehört. Die Gruppen-ID muss dann in der Spalte "Gruppen" der CSV-Datei für jeden Benutzer eingegeben werden.
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Sie können wählen, ob Sie die Benutzer mit mehreren verschiedenen Gruppen im Konto synchronisieren wollen oder nur mit einer und die Administratoren dann die Benutzer manuell zu mehreren Gruppen hinzufügen lassen. Damit die Benutzer mit der richtigen Gruppe im richtigen Konto synchronisiert werden können, müssen die Gruppen-ID, die Sie im Admin-Panel und in der CSV-Datei zugewiesen haben, genau übereinstimmen.

Ist es möglich, einen Benutzer zu mehreren Konten/Unterkonten hinzuzufügen?
Ja, natürlich! Wenn ein Benutzer zu mehreren Konten hinzugefügt werden soll, geben Sie mehrere Gruppen-IDs in der Spalte "Gruppen" für diesen Benutzer ein. Beispiel: "Zweigstelle Scranton, Zweigstelle Akron"; beachten Sie, dass die Gruppen-ID durch Kommata getrennt werden muss.
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​Ist es möglich, Benutzer zu importieren, ohne die Gruppen-ID einzugeben, und die Benutzer manuell den Gruppen zuzuordnen?
Das ist natürlich auch in Ordnung! Einige Kunden ziehen es vor, eine CSV-Datei pro Konto zu haben.
Exportieren Sie die Benutzer in separate CSV-Dateien, je nachdem, in welchen Konten sie sich befinden sollen. Wenn Sie sich für die Verwendung separater Dateien pro Konto entscheiden, ist es nicht erforderlich, eine Gruppen-ID in die Datei einzugeben. Jede Datei ist mit dem entsprechenden Konto verknüpft, und Ihr Administrator kann die Benutzer einfach manuell den richtigen Gruppen zuordnen.
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​Beispiel für die Eingabe der Gruppen-ID im Verwaltungsbereich und in der CSV-Datei:

b) Möchten Sie automatische oder manuelle E-Mail-Einladungen an die Benutzer?

Teilen Sie Cosafe mit, ob Sie möchten, dass die E-Mail-Einladung zur Registrierung automatisch oder manuell an den neu hinzugefügten Benutzer gesendet wird. (Wir empfehlen, zunächst manuelle Einladungen zu verwenden, um eine schrittweise Einführung für ausgewählte Benutzer zu ermöglichen)

2. Zugang zum SFTP-Server
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a) Wer in Ihrer Organisation sollte Zugang zum SFTP-Server von Cosafe haben, damit wir die Anmeldedaten über einen sicheren Kanal senden können?
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​b) Von welcher IP-Adresse aus werden Sie sich mit dem SFTP-Server verbinden?
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​3. Exportieren Sie die Dateien und laden Sie sie auf den Server hoch

Cosafe teilt Ihnen mit, wie die Datei heißen soll, und Sie melden sich bei uns, wenn die CSV-Datei(en) hochgeladen sind. Beachten Sie, dass der Name der Datei nach der Einrichtung nicht mehr geändert werden kann, sondern nur noch der Inhalt.

​4. Synchronisation einschalten

Wir werden Ihnen mitteilen, ob die Datei in Ordnung ist oder ob Anpassungen vorgenommen werden müssen. Anschließend geben Sie grünes Licht für die Aktivierung der Synchronisierung.
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An welche E-Mail-Adresse sollen wir den täglichen Bericht über die Synchronisierungsergebnisse senden?

Wenn die Synchronisierung aktiviert ist, ruft Cosafe jeden Tag Benutzerinformationen ab und sendet einen Bericht über das Importergebnis an die angegebene E-Mail. Der Importbericht ist auch im Admin Panel unter Users > Import Users > AD Import History verfügbar.

​5. Laden Sie Ihre Benutzer ein und genießen Sie eine vereinfachte Verwaltung!

Felder in der Datei

Verwenden Sie unsere Beispielvorlage: CSV Beispielvorlage

Fragen und Antworten:

Im Allgemeinen

1. Wir möchten unsere eigene SFTP-Lösung verwenden, ist das möglich?

Cosafe bietet normalerweise SFTP und Anmeldedaten für eine effiziente und standardisierte Einrichtung. Wenn Sie es vorziehen, Ihre eigene SFTP-Lösung zu verwenden, ist das in Ordnung, aber es kann mit höheren Implementierungskosten und längeren Vorlaufzeiten verbunden sein, da es sich um nicht standardisierte Lösungen handelt, die Kontakte mit Ihrer IT-Abteilung erfordern.

2. Wir sind eine große Organisation mit 2000 Benutzern in 50 Unterkonten. Wie sollten wir eine geeignete Struktur schaffen?

Wenn Sie sich unsicher sind, können Sie das Thema bei Ihrer Einarbeitung ansprechen oder einen Workshop mit Ihren Vorgesetzten beantragen. Normalerweise sieht eine Struktur jedoch wie folgt aus:

Über Benutzer und Gruppen

1. Was passiert mit manuell angelegten Benutzern bei der ersten SFTP-Synchronisierung?

Wenn der Benutzer manuell in der Verwaltungskonsole, aber nicht in der CSV-Datei erstellt wurde, ist er von der Synchronisierung nicht betroffen.

Wenn die E-Mail-Adresse des manuell erstellten Benutzers in der CSV-Datei vorhanden ist, wird der Benutzer bei der nächsten Synchronisierung entsprechend den Benutzerinformationen in der CSV-Datei ersetzt. Dies bedeutet, dass der Benutzer nach der ersten Synchronisierung ein Passwort erstellen und sich erneut anmelden muss, allerdings nur einmal, nämlich nach der ersten Synchronisierung.

2. Können Sie bei der SFTP-Synchronisierung Benutzer manuell hinzufügen?

Ja, es ist möglich, einen Benutzer manuell in der Verwaltungskonsole anzulegen, ohne die tägliche Synchronisierung zu beeinträchtigen, vorausgesetzt, die E-Mail-Adresse des Benutzers existiert nicht in der aktuellen CSV-Datei.

So können Sie einen temporären Mitarbeiter oder Berater manuell zu einem Konto hinzufügen, auch wenn er nicht in Ihrem Active Directory enthalten ist.

3. Können Sie trotz der Gruppensynchronisierung eine Gruppe manuell in der Verwaltungskonsole erstellen?

Ja, vorausgesetzt, der manuell erstellten Gruppe wird keine Gruppen-ID zugewiesen. Fehlt die Gruppen-ID, wird die Gruppe bei der Synchronisierung ignoriert. Die der Gruppe hinzugefügten Benutzer bleiben nach der Synchronisierung erhalten, sofern sie demselben Konto angehören, in dem die Gruppe erstellt wurde.

5. Ist es möglich, einem Benutzer, der über die Synchronisierung automatisch zu einer Gruppe im Konto gehört, manuell Gruppen hinzuzufügen?

Ja, das ist sie.

Über Felder in der csv-Datei

1. Ist es möglich, die E-Mail-Adresse als "UniqueID" in der CSV-Datei zu verwenden?

Ja, das ist in Ordnung. In normalen Fällen, z.B. Beschäftigungsnummer und die Möglichkeit, die E-Mail-Adresse zu ändern, ohne dass dies Auswirkungen auf den Nutzer hat. Wenn die E-Mail-Adresse in Zukunft geändert wird, muss der gesamte Benutzer ersetzt werden.

2. Ist es möglich, Benutzer bei der Synchronisierung auszuschließen?

Ja, es gibt ein Feld in der Datei, in dem Sie angeben können, welche Daten/Informationen Sie ausschließen möchten. Sie kann verwendet werden, wenn ein oder mehrere Benutzer nicht in die Cosafe-Plattform importiert werden sollen, die Daten aber in der Datei vorhanden sind.
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​3. Was passiert, wenn ein Benutzer der App eine zweite Telefonnummer hinzufügt, die dann nicht in der Datei enthalten ist?
Die Rufnummer wird dann bei der Synchronisierung gelöscht. Wenn es eine zweite Telefonnummer geben soll, muss diese unter dem Feld "SecondaryTelephoneNumber" in der CSV-Datei hinzugefügt werden.

Über den SFTP-Server und andere Informationsquellen

Ist es möglich, Daten aus verschiedenen Quellen zu kombinieren, wenn die Organisation unterschiedliche Systeme verwendet?

Ja, das ist sie. Sie können Informationen aus verschiedenen Systemen/Quellen abrufen und in eine CSV-Datei exportieren, die dann von Cosafe abgerufen wird. Dies wird in der Regel von den Kunden geschätzt, da es flexibler ist, wenn Sie Daten in verschiedenen Systemen gespeichert haben und es schwierig sein kann, die Informationen in Ihrem AD zu sammeln.

Über die Zeichenkodierung bei der Dateiübertragung

In welche Zeichenkodierung soll die Datei konvertiert werden?
Die Datei sollte in UTF-8 oder UTF-16 konvertiert werden, um mit allen Systemen kompatibel zu sein und alle Sprachen und Symbole korrekt darzustellen.