Gebruikerssynchronisatie via SFTP

Voordelen van SFTP-synchronisatie

Als je veel gebruikers hebt, is SFTP-synchronisatie een goede oplossing om ervoor te zorgen dat het gebruikersregister in Cosafe dagelijks wordt bijgewerkt. Gebruikerssynchronisatie via SFTP houdt in dat klanten hun gebruikers-, groeps- en accountgegevens kunnen opgeven in een CSV-bestand (Comma-Separated Values) dat Cosafe dagelijks veilig ophaalt via SFTP, waardoor de gegevens automatisch worden toegevoegd, bewerkt of verwijderd in Cosafe.

+ Snelle en eenvoudige installatie (Cosafe zet SFTP op en de klant uploadt een CSV-bestand met de gewenste informatie).

+ Grotere flexibiliteit in vergelijking met directe synchronisatie met de AD van de klant

+ Kan worden gecombineerd met gegevens uit verschillende AD-bronnen (bijv. als dochterondernemingen binnen een groep bedrijven of administraties binnen een gemeente verschillende Active Directory-oplossingen gebruiken)
+ Kan gegevens van verschillende velden in de AD van de klant combineren als een gebruiker tot verschillende accounts moet behoren (bijv. als de gebruiker lid is van een groep bedrijven). een regiomanager die verantwoordelijk is voor verschillende kantoren of een docent moedertaal die op verschillende scholen werkt).

+ Kosteneffectief

+ Veilige overdracht van persoonlijke gegevens en in overeenstemming met GDPR-voorschriften

Hoe werkt SFTP-synchronisatie?

Cosafe biedt een SFTP-server waarop de klant een CSV-bestand kan uploaden voor een beveiligde synchronisatie van gebruikersinformatie, eenmaal per dag ('s nachts). Het systeem stuurt automatisch een e-mail naar de geselecteerde beheerder met informatie over de wijzigingen die tijdens de synchronisatie zijn gemaakt.

Hoe is de set gemaakt?

1. E-mail je bestelling naar support@cosafe.se

​a) We activeren het groeps-ID veld in het Cosafe beheerderspaneel

Je kunt je gebruikers eenvoudig toewijzen aan elke account door het groepslidmaatschap voor elke gebruiker in te voeren in de kolom "Groepen" van het CSV-bestand.
​
Maak eerst minstens één groep aan in het beheerderspaneel en voeg een groeps-ID toe. Deze groeps-ID kan bijv. de naam van de afdeling of eenheid waartoe de gebruiker behoort in je AD. De groeps-ID moet dan worden ingevoerd in de kolom "Groepen" van het CSV-bestand voor elke gebruiker.
​
Je kunt ervoor kiezen om de gebruikers te synchroniseren met verschillende groepen in het account of slechts één en dan de beheerders handmatig de gebruikers laten toevoegen aan verschillende groepen. Merk op dat om de gebruikers te synchroniseren naar de juiste groep in de juiste account, de groeps-ID die je hebt toegewezen in het beheerderspaneel en in het CSV-bestand precies hetzelfde moeten zijn.

Is het mogelijk om een gebruiker toe te voegen aan meerdere accounts/subaccounts?
Natuurlijk! Als een gebruiker aan meerdere accounts moet worden toegevoegd, voer dan meerdere groeps-ID's in in de kolom "Groepen" voor die gebruiker. Voorbeeld: "Scranton filiaal, Akron filiaal", merk op dat de groeps-ID gescheiden moet worden door komma's.
​
​Is het mogelijk om gebruikers te importeren zonder de groeps-ID in te voeren en de gebruikers handmatig toe te wijzen aan de groepen?
Dat is natuurlijk ook prima! Sommige klanten geven de voorkeur aan één CSV-bestand per account.
Exporteer de gebruikers naar afzonderlijke CSV-bestanden op basis van de accounts waarin ze moeten zitten. Als je ervoor kiest om aparte bestanden per account te gebruiken, hoef je geen groeps-ID op te geven in het bestand. Elk bestand is gekoppeld aan de respectieve account en je beheerder kan gebruikers eenvoudig handmatig aan de juiste groepen toewijzen.
​
​Voorbeeld van waar de groeps-ID moet worden ingevoerd in het beheerderspaneel en in het CSV-bestand:

b) Wil je automatische of handmatige e-mailuitnodigingen naar gebruikers?

Laat Cosafe weten of je wilt dat de uitnodiging voor de registratiemail automatisch of handmatig wordt verzonden naar de nieuwe gebruiker die wordt toegevoegd. (We raden aan om in eerste instantie een handmatige uitnodiging te gebruiken om een geleidelijke uitrol naar geselecteerde gebruikers mogelijk te maken)

2. Toegang tot de SFTP-server
​

a) Wie binnen uw organisatie moet toegang krijgen tot de Cosafe SFTP-server zodat we inloggegevens via een beveiligd kanaal kunnen versturen?
​
​b) Vanaf welk IP-adres maak je verbinding met de SFTP-server?
​
​3. Exporteer de bestanden en upload ze naar de server

Cosafe zal je vertellen wat de naam van het bestand moet zijn, waarna je contact met ons opneemt wanneer de CSV-bestanden zijn geüpload. Merk op dat de naam van het bestand niet kan worden gewijzigd na het instellen, alleen de inhoud.

​4. Synchronisatie inschakelen

We laten je weten of het bestand in orde is of dat er aanpassingen nodig zijn. Vervolgens geef je het groene licht om de synchronisatie te activeren.

a) Naar welk e-mailadres wilt u dat wij het dagelijkse rapport over de synchronisatieresultaten sturen?

Als synchronisatie is ingeschakeld, haalt Cosafe elke dag gebruikersinformatie op en stuurt het een rapport over het importresultaat naar het opgegeven e-mailadres. Het importrapport is ook beschikbaar in het beheerpaneel onder Gebruikers > Gebruikers importeren > AD Importgeschiedenis.

​5. Nodig je gebruikers uit en geniet van vereenvoudigd beheer!

Velden in het bestand

Gebruik onze voorbeeldsjabloon: CSV-voorbeeldsjabloon

Vragen en antwoorden:

Over het algemeen

1. We gebruiken liever onze eigen SFTP-oplossing, is dat mogelijk?

Cosafe levert normaal gesproken SFTP en credentials voor een efficiënte en gestandaardiseerde set-up. Als u liever uw eigen SFTP-oplossing gebruikt, is dit OK, maar het kan gepaard gaan met hogere implementatiekosten en langere doorlooptijden vanwege niet-standaard oplossingen waarvoor contact met uw IT-afdeling nodig is.

2. We zijn een grote organisatie met 2000 gebruikers in 50 subaccounts. Hoe moeten we een geschikte structuur creëren?

Als je het niet zeker weet, kun je de kwestie tijdens je inwerkperiode aankaarten of een workshop met je managers aanvragen. Maar normaal gesproken ziet een structuur er als volgt uit:

Over gebruikers en groepen

1. Wat gebeurt er met handmatig aangemaakte gebruikers bij de eerste SFTP-synchronisatie?

Als de gebruiker handmatig is aangemaakt in het beheerderspaneel, maar niet in het CSV-bestand, dan wordt de gebruiker niet beïnvloed door de synchronisatie.

Als het e-mailadres van de handmatig aangemaakte gebruiker bestaat in het CSV-bestand, wordt de gebruiker bij de volgende synchronisatie vervangen volgens de gebruikersinformatie in het CSV-bestand. Dit betekent dat de gebruiker na de eerste synchronisatie een wachtwoord moet aanmaken en opnieuw moet inloggen, maar slechts één keer, d.w.z. na de eerste synchronisatie.

2. Kun je gebruikers handmatig toevoegen als je SFTP-synchronisatie gebruikt?

Ja, het is mogelijk om handmatig een gebruiker aan te maken in het beheerderspaneel zonder de dagelijkse synchronisatie te beïnvloeden, op voorwaarde dat het e-mailadres van de gebruiker niet bestaat in het huidige CSV-bestand.

Je kunt dus handmatig een tijdelijke medewerker of consultant toevoegen aan een account, zelfs als deze niet in je Active Directory staat.

3. Kun je handmatig een groep maken in het beheerpaneel, ook al heb je groepssynchronisatie?

Ja, op voorwaarde dat de handmatig aangemaakte groep geen groeps-ID krijgt. Als de groeps-ID ontbreekt, wordt de groep genegeerd door de synchronisatie. De gebruikers die aan de groep zijn toegevoegd, blijven na de synchronisatie bestaan, op voorwaarde dat de gebruikers tot dezelfde account behoren als waarin de groep werd aangemaakt.

4. Is het mogelijk om handmatig groepen toe te voegen aan een gebruiker die automatisch deel uitmaakt van een groep in de account via synchronisatie?

Ja, dat klopt.

Over velden in het csv-bestand

1. Is het mogelijk om het e-mailadres te gebruiken als "UniqueID" in het CSV-bestand?

Ja, dat is prima. In normale gevallen, bijv. telefoonnummer en om een verandering van e-mailadres mogelijk te maken zonder dat dit gevolgen heeft voor de gebruiker. Als het e-mailadres in de toekomst wordt gewijzigd, moet de volledige gebruiker worden vervangen.

2. Is het mogelijk om gebruikers uit te sluiten bij synchronisatie?

Ja, er is een veld in het bestand waarin je kunt aangeven welke gegevens/informatie je wilt uitsluiten. Dit kan gebruikt worden als een of meer gebruikers niet geïmporteerd moeten worden in het Cosafe platform, maar de gegevens wel in het bestand staan.
​
​3. Wat gebeurt er als een gebruiker een tweede telefoonnummer toevoegt aan de app, dat vervolgens niet in het bestand staat?
Het telefoonnummer wordt dan verwijderd tijdens de synchronisatie. Als er een secundair telefoonnummer moet zijn, moet dit worden toegevoegd onder het veld "SecondaryTelephoneNumber" in het CSV-bestand.

Over de SFTP-server en andere informatiebronnen

Is het mogelijk om gegevens uit verschillende bronnen te combineren als de organisatie verschillende systemen gebruikt?

Ja, dat klopt. Je kunt informatie ophalen uit verschillende systemen/bronnen en deze exporteren naar het CSV-bestand waar Cosafe vervolgens informatie uit ophaalt. Dit wordt meestal gewaardeerd door klanten omdat het flexibeler is als je gegevens in verschillende systemen hebt opgeslagen en het moeilijk kan zijn om de informatie in je AD te verzamelen.

Over tekencodering voor bestandsoverdracht

Naar welke tekencodering moet het bestand worden geconverteerd?
Het bestand moet worden geconverteerd naar UTF-8 of UTF-16 om compatibel te zijn met alle systemen en alle talen en symbolen correct weer te geven.