Ga naar hoofdinhoud

Cosafe Support Center


Oefenalarmen in Cosafe

Deze handleiding is bedoeld voor beheerders die oefenalarmen in Cosafe willen plannen en uitvoeren.

Doel en doelstellingen​

Het doel van deze oefening is te begrijpen hoe de alarmfunctie in het Cosafe-platform werkt. Dit omvat zowel het versturen als het ontvangen van alarmen. Oefenen is essentieel om de communicatie en het incidentmanagement binnen de organisatie te verbeteren. Cosafe raadt aan om regelmatig oefeningen uit te voeren.

Disclaimer​

Elke situatie is uniek en de oefening die in deze handleiding wordt beschreven, moet mogelijk worden aangepast aan specifieke behoeften en omstandigheden. Dit artikel is slechts een voorbeeld van hoe een alarmoefening in Cosafe kan worden uitgevoerd. Er zijn verschillende manieren om zulke oefeningen te plannen en uit te voeren.

Klanten zijn zelf verantwoordelijk voor het beslissen, plannen en opvolgen van de oefening op basis van hun eigen behoeften, interne richtlijnen en toepasselijke regelgeving. Cosafe wijst alle verantwoordelijkheid af voor hoe het systeem door de klant wordt gebruikt, zowel tijdens oefeningen als bij echte incidenten, evenals voor eventuele gevolgen die uit dergelijk gebruik voortvloeien. Dit geldt ook voor alle inhoud die gebruikers schrijven, delen of communiceren via de app.

Voorbereidingen​

  • Plan de oefening zorgvuldig en stel ruim van tevoren een datum en tijd vast.
  • Informeer alle deelnemers tijdig over de oefening.
  • Zorg ervoor dat alle deelnemers zijn ingelogd in Cosafe. Beheerders kunnen dit controleren in het Cosafe-adminpaneel.
  • Om 100% duidelijk te maken dat het om een oefening gaat, maak en gebruik een aparte "Oefengroep" en een "Oefenalarm".

Een oefengroep aanmaken​

  1. Log in op admin.cosafe.com.
  2. Klik op "Groups" in het linkermenu en vervolgens op "Create Group."
  3. Geef de groep de naam: "Oefengroep + (datum van de oefening)."
  4. Selecteer het account (account/subaccount) waartoe de groep behoort en wijs een locatie toe (optioneel).
  5. Klik op "Create."
  6. Klik op "Group members."
  7. Voeg deelnemers toe door op "Add User" te klikken.

De oefengroep mag alleen deelnemers bevatten die aan de oefening deelnemen, met uitsluiting van degenen die afwezig zijn (bijvoorbeeld wegens ziekte, verlof of andere redenen).

Een oefenalarm aanmaken​

  1. Klik op "Account" of "Subaccounts" in het linkermenu, afhankelijk van waar het alarm moet worden aangemaakt. Bij een subaccount kiest u het subaccount waar de oefening plaatsvindt.
  2. Klik op "Alarm" en vervolgens op "Create Alarm."
  3. Geef het alarm de naam: "Oefenalarm + (datum van de oefening)."
  4. Kies een pictogram, kleur en alarmgeluid.
  5. Schakel "Predefined Groups" in, selecteer "Oefengroep (datum)" en vink "Alarm only to preselected groups" aan om te zorgen dat het alarm alleen naar de gebruikers in de oefengroep gaat.
  6. Kies welke geavanceerde instellingen u in het oefenalarm wilt activeren. Zie het artikel Hoe een bestaand alarm te configureren voor meer details over de verschillende instellingen:
    • Een kaart weergeven en het wijzigen van locatie toestaan.
    • Gebruikers toestaan aangepaste alarmdetails aan het alarm toe te voegen.
    • Waarschuwing tonen of het alarm daadwerkelijk moet worden verzonden.
    • Meldingen blokkeren.
    • Alarminstructies.
    • Checklist automatisch starten.
  7. Klik op "Create."

Het alarm testen​

Elke deelnemer moet zijn alarm testen om er zeker van te zijn dat zijn apparaten alarmen en meldingen correct ontvangen. Informeer alle deelnemers dat ze hun alarm moeten testen vóór de oefening. Instructies hiervoor vindt u hieronder; ga voor meer gedetailleerde instructies naar ons artikel Test uw Cosafe-alarm. Als Cosafe-beheerder kunt u de status van de alarmtests van uw gebruikers bekijken, zien welke gebruikers ze hebben voltooid en of de tests succesvol waren of mislukten.

  1. Open de Cosafe-app.
  2. Tik op het menu in de rechterbovenhoek en selecteer "Test Your Alarm."
  3. Lees de instructies.
  4. Klik op "Test the alarm" en kies "Test."
  5. Sluit de app (log niet uit) en wacht op het alarmsignaal en de melding, die binnen 15 seconden komen.
  6. Reageer in de app of het alarm werkte of mislukte.

Als de test mislukt​

Uitvoering​

Deelnemers verzamelen​

  1. Herinner de deelnemers aan het doel van de oefening.
  2. Zorg dat iedereen die deelneemt is ingelogd in de mobiele app (Android/iOS) of in de Cosafe Desktop App op hun computer.
  3. Organiseer de deelnemers volgens het vooraf bepaalde scenario (een optie is om iedereen in een gemeenschappelijke ruimte te verzamelen en het verloop van de oefening op een groot scherm te tonen).

Het oefenalarm versturen​

  1. Laat alle deelnemers de app sluiten (zonder uit te loggen); anders horen ze het alarmsignaal niet.
  2. De oefenleider die verantwoordelijk is voor het versturen van het alarm logt in op de mobiele app of de Cosafe Desktop App (toon dit op het grote scherm indien aanwezig).
  3. Klik op "Alarms" en vervolgens op "Oefenalarm (datum)."
  4. Afhankelijk van welke geavanceerde instellingen zijn geactiveerd, kunnen verschillende instructies verschijnen voordat het alarm wordt verstuurd:
    • Als "Allow users to add customised alarm details to the alarm" is ingeschakeld, kan de afzender details aan het alarm toevoegen, maar dit is optioneel. Klik op "Proceed."
    • Als "Show a map and allow a change of location" is ingeschakeld, kan de afzender de kaartlocatie verifiëren. Klik op "Send Alarm."
    • Als "Show warning if the alarm should really be sent out" is ingeschakeld, moet de afzender bevestigen voordat wordt verzonden. Klik op "Confirm."

Het alarm wordt verstuurd en de deelnemers handelen volgens het vastgestelde scenario.

Reageren op het alarm​

Zodra het alarm is verstuurd, kunnen deelnemers de alarmthread openen via de volgende drie opties:

  • Klikken op de melding die op het scherm verschijnt.
  • De app openen en op de rode banner bovenaan het scherm tikken: "Alarm in progress - Go to Messages."
  • De app openen, naar "Messages" navigeren en de thread met een rode rand selecteren, die aangeeft dat het een actief alarm is. Als er meerdere alarmen tegelijk actief zijn, wordt de naam van het alarm duidelijk in het rood gemarkeerd binnen de berichtenthread.

Afhankelijk van welke geavanceerde instellingen zijn geactiveerd, wordt het eerste bericht in de alarmthread als volgt beïnvloed:

  • Als "Alarm instructions" zijn ingeschakeld, worden deze zichtbaar in de alarmthread. Als alarminstructies in meerdere talen zijn toegevoegd, veranderen ze en worden ze weergegeven in de taal die is geselecteerd in de persoonlijke taalinstellingen van de deelnemer.
  • Als de afzender alarmdetails heeft toegevoegd, worden deze onder de alarminstructies weergegeven. Deze worden getoond in de taal waarin de afzender de details heeft geschreven.
  • Als "Block notifications" is ingeschakeld, klik op de gele balk in de thread voor meer informatie.
  • Als "Autostart checklist" is ingeschakeld, wordt de checklist aan de alarmthread toegevoegd.

Belangrijke aandachtspunten​

  • Handhaaf radiodiscipline — schrijf niet "Ik heb gelezen!" aangezien Cosafe automatisch leesbevestigingen bevestigt.
  • Communicatie vindt plaats in de alarmthread en dient feitelijk en informatief te blijven.

Het alarm beëindigen​

  • Alleen geautoriseerde gebruikers en de afzender kunnen het alarm beëindigen.
  • Klik op de drie puntjes in de rechterbovenhoek van de alarmthread.
  • Selecteer "End."
  • Bevestig door op "End" te klikken.
  • Bewaar de alarmthread voor evaluatie.

Evaluatie en feedback​

  • Bespreek hoe de oefening is verlopen.
  • Noteer eventuele verbeterpunten.
  • Identificeer eventuele deelnemers die het alarm niet hebben ontvangen.
  • Pas indien nodig alarminstellingen, groepen enz. aan voor andere alarmen in admin.cosafe.com, op basis van de lessen uit de oefening.
  • Verzamel feedback van het personeel.
  • Verwijder de oefengroep en het oefenalarm na de evaluatie om verwarring bij toekomstige incidenten te voorkomen.
  • Plan een evaluatiesessie met Cosafe voor verdere evaluatie.

De oefening is nu voltooid! Plan de volgende oefening om de kennis actueel te houden. Voor vragen of ondersteuning kunt u contact opnemen via support@cosafe.com of 08 409 400 20.