Ga naar hoofdinhoud

Cosafe Support Center


info

This translation has not been reviewed yet and may contain errors. Read the English version for the official article.

Oefenalarmen in Cosafe

Deze handleiding is bedoeld voor beheerders die oefenalarmen in Cosafe willen plannen en uitvoeren.

Doel en doelstellingen​

Het doel van deze oefening is om te begrijpen hoe de alarmfunctie in het Cosafe-platform werkt. Dit omvat zowel het verzenden als het ontvangen van alarmen. Oefenen is essentieel om de communicatie en het incidentbeheer binnen de organisatie te verbeteren. Cosafe raadt aan om regelmatig oefeningen uit te voeren.

Disclaimer​

Elke situatie is uniek, en de oefening die in deze handleiding wordt beschreven, moet mogelijk worden aangepast aan specifieke behoeften en omstandigheden. Dit artikel is slechts een voorbeeld van hoe een alarmoefening in Cosafe kan worden uitgevoerd. Er zijn verschillende manieren om zulke oefeningen te plannen en uit te voeren.

Klanten zijn zelf verantwoordelijk voor het beslissen, plannen en opvolgen van de oefening op basis van hun eigen behoeften, interne richtlijnen en de geldende regelgeving. Cosafe wijst alle verantwoordelijkheid af voor hoe het systeem door de klant wordt gebruikt, zowel bij oefeningen als bij daadwerkelijke incidenten, evenals eventuele gevolgen die uit dat gebruik voortvloeien. Dit omvat alle inhoud die gebruikers via de app schrijven, delen of communiceren.

Voorbereidingen​

  • Plan de oefening zorgvuldig en bepaal ruim van tevoren een datum en tijd.
  • Informeer alle deelnemers ruim van tevoren over de oefening.
  • Zorg ervoor dat alle deelnemers zijn ingelogd in Cosafe. Beheerders kunnen dit controleren in het Cosafe Admin-paneel.
  • Om 100% duidelijk te maken dat het om een oefening gaat, maak en gebruik je een aparte "Oefengroep" en een "Oefenalarm."

Een oefengroep aanmaken​

  1. Log in op admin.cosafe.com.
  2. Klik op "Groepen" in het linkermenu en vervolgens op "Groep aanmaken."
  3. Geef de groep de naam: "Oefengroep + (datum van de oefening)."
  4. Selecteer het account (account/subaccount) waar de groep bij hoort en wijs een locatie toe (optioneel).
  5. Klik op "Aanmaken."
  6. Klik op "Groepsleden."
  7. Voeg deelnemers toe door op "Gebruiker toevoegen" te klikken.

De oefengroep mag alleen deelnemers bevatten die aan de oefening zullen deelnemen, en niet degenen die afwezig zijn (bijvoorbeeld door ziekte, verlof of andere redenen).

Een oefenalarm aanmaken​

  1. Klik op "Account" of "Subaccounts" in het linkermenu, afhankelijk van waar het alarm moet worden aangemaakt. Als het een subaccount is, kies dan het subaccount waar de oefening plaatsvindt.
  2. Klik op "Alarm" en vervolgens op "Alarm aanmaken."
  3. Geef het alarm de naam: "Oefenalarm + (datum van de oefening)."
  4. Kies een icoon, kleur en alarmgeluid.
  5. Schakel "Voorgedefinieerde groepen" in, selecteer "Oefengroep (datum)", en vink "Alarm alleen naar vooraf geselecteerde groepen" aan om ervoor te zorgen dat het alarm alleen naar de gebruikers in de oefengroep gaat.
  6. Kies welke geavanceerde instellingen je in het oefenalarm wilt activeren. Zie het artikel How to configure an existing alarm voor meer details over de verschillende instellingen:
    • Toon een kaart en sta een locatiewijziging toe.
    • Sta gebruikers toe om aangepaste alarmdetails aan het alarm toe te voegen.
    • Toon een waarschuwing of het alarm daadwerkelijk moet worden verzonden.
    • Blokkeer meldingen.
    • Alarminstructies.
    • Checklist automatisch starten.
  7. Klik op "Aanmaken."

Het alarm testen​

Elke deelnemer moet zijn alarm testen om er zeker van te zijn dat zijn apparaten alarmen en meldingen correct ontvangen. Informeer alle deelnemers dat ze hun alarm moeten testen vóór de oefening. Lees hieronder voor instructies; voor meer gedetailleerde instructies, ga naar ons artikel Test your Cosafe alarm. Als Cosafe-beheerder kun je de status van de alarmtests van je gebruikers bekijken, zien welke gebruikers ze hebben voltooid en of de tests succesvol of mislukt waren.

  1. Open de Cosafe-app.
  2. Tik op het menu in de rechterbovenhoek en selecteer "Test je alarm."
  3. Lees de instructies.
  4. Klik op "Test het alarm" en kies "Test."
  5. Sluit de app (log niet uit) en wacht op het alarmsignaal en de melding, die binnen 15 seconden komen.
  6. Reageer in de app of het alarm werkte of mislukte.

Als de test mislukt​

Uitvoering​

Deelnemers verzamelen​

  1. Herinner de deelnemers aan het doel van de oefening.
  2. Zorg ervoor dat iedereen die deelneemt is ingelogd in de mobiele app (Android/iOS) of in de Cosafe Desktop App op hun computer.
  3. Organiseer de deelnemers volgens het vooraf bepaalde scenario (een optie is om iedereen in een gemeenschappelijke ruimte te verzamelen en het verloop van de oefening op een groot scherm te tonen).

Verzend het oefenalarm​

  1. Laat alle deelnemers de app sluiten (zonder uit te loggen); anders horen ze het alarmsignaal niet.
  2. De oefenleider die verantwoordelijk is voor het verzenden van het alarm logt in op de mobiele app of op de Cosafe Desktop App (toon dit op het grote scherm als dat wordt gebruikt).
  3. Klik op "Alarmen" en vervolgens op "Oefenalarm (datum)."
  4. Afhankelijk van welke geavanceerde instellingen zijn geactiveerd, kunnen er verschillende instructies verschijnen voordat het alarm wordt verzonden:
    • Als "Sta gebruikers toe om aangepaste alarmdetails aan het alarm toe te voegen" is ingeschakeld, kan de verzender details aan het alarm toevoegen, maar dit is optioneel. Klik op "Doorgaan."
    • Als "Toon een kaart en sta een locatiewijziging toe" is ingeschakeld, kan de verzender de locatie op de kaart controleren. Klik op "Alarm verzenden."
    • Als "Toon een waarschuwing of het alarm daadwerkelijk moet worden verzonden" is ingeschakeld, moet de verzender bevestigen voordat het wordt verzonden. Klik op "Bevestigen."

Het alarm wordt verzonden en de deelnemers handelen volgens het door jou opgestelde scenario.

Reageren op het alarm​

Zodra het alarm is verzonden, kunnen deelnemers de alarmthread openen via de volgende drie opties:

  • Door op de melding te klikken die op het scherm verschijnt.
  • Door de app te openen en op de rode banner bovenaan het scherm te tikken: "Alarm in uitvoering - Ga naar Berichten."
  • Door de app te openen, naar "Berichten" te navigeren en de thread met een rode rand te selecteren, wat aangeeft dat het een actief alarm is. Als er meerdere alarmen tegelijkertijd actief zijn, wordt de naam van het alarm duidelijk in het rood gemarkeerd in de berichtthread.

Afhankelijk van welke geavanceerde instellingen zijn geactiveerd, wordt het eerste bericht in de alarmthread als volgt beïnvloed:

  • Als "Alarminstructies" zijn ingeschakeld, zijn ze zichtbaar in de alarmthread. Als alarminstructies in meerdere talen zijn toegevoegd, veranderen ze en worden ze weergegeven in de taal die is geselecteerd in de persoonlijke taalinstellingen van de deelnemer.
  • Als de verzender alarmdetails heeft toegevoegd, worden deze onder de alarminstructies weergegeven. Dit wordt weergegeven in de taal waarin de verzender de details heeft geschreven.
  • Als "Blokkeer meldingen" is ingeschakeld, klik op de gele balk in de thread voor meer info.
  • Als "Checklist automatisch starten" is ingeschakeld, wordt de checklist aan de alarmthread toegevoegd.

Belangrijke aandachtspunten​

  • Handhaaf radiodiscipline — schrijf geen "Ik heb het gelezen!" want Cosafe bevestigt automatisch leesbevestigingen.
  • Communicatie vindt plaats in de alarmthread en moet feitelijk en informatief blijven.

Het alarm beëindigen​

  • Alleen bevoegde gebruikers en de verzender kunnen het alarm beëindigen.
  • Klik op de drie puntjes in het rode veld bovenaan de alarmthread.
  • Selecteer "Beëindigen."
  • Bevestig door op "Beëindigen" te klikken.
  • Bewaar de alarmthread voor evaluatie.

Evaluatie en feedback​

  • Bespreek hoe de oefening is verlopen.
  • Noteer eventuele verbeterpunten.
  • Identificeer eventuele deelnemers die het alarm niet hebben ontvangen.
  • Pas indien nodig alarminstellingen, groepen enz. aan voor andere alarmen in admin.cosafe.com, op basis van de lessen die uit de oefening zijn geleerd.
  • Verzamel feedback van het personeel.
  • Verwijder de oefengroep en het oefenalarm na de evaluatie om verwarring bij toekomstige incidenten te voorkomen.
  • Plan een evaluatiesessie met Cosafe voor verdere evaluatie.

De oefening is nu voltooid! Plan de volgende oefening om de kennis actueel te houden. Voor vragen of ondersteuning, neem contact op met support@cosafe.com of 08 409 400 20.