Syfte och mål
Syftet med övningen är att lära sig hur larmfunktionen fungerar i Cosafes plattform. Det gäller både att larma och ta emot larm. Övning är otroligt viktigt för att förbättra organisationens kommunikation och incidenthantering. Cosafe rekommenderar att övningar genomförs regelbundet.
Ansvarsfriskrivning
Det bör beaktas att varje situation är unik, och den övning som beskrivs i denna guide kan därför behöva anpassas utifrån specifika behov och omständigheter. Denna artikel utgör enbart ett exempel på hur en larmövning i Cosafe kan genomföras. Det finns flera olika tillvägagångssätt för att planera och genomföra sådana övningar.
Det åligger kunden att självständigt besluta om, planera samt följa upp övningen i enlighet med egna behov, interna riktlinjer och tillämpliga regelverk.
Cosafe friskriver sig från allt ansvar för hur systemet används av kunden, såväl vid övningar som i skarpa situationer, samt från eventuella konsekvenser som kan uppstå till följd av sådan användning. Detta innefattar även allt innehåll som användarna skriver, delar eller kommunicerar via appen.
Förberedelser
- Planera övningen noga och bestäm datum och tid med god framförhållning
- Informera alla om övningen i god tid
- För att vara med i denna övning måste alla vara inloggade i Cosafe. Detta kan administratörer kontrollera i Cosafes adminpanel
- För att det ska vara 100% tydligt att detta är en övning, skapa och använd en separat "Övningsgrupp" och ett separat "Övningslarm"
Skapa övningsgrupp
- Logga in på admin.cosafe.com
- Klicka på "Grupper" i vänstermenyn → "Skapa grupp"
- Namnge gruppen: "Övningsgrupp + (datum för övningen)"
- Välj det konto (konto/underkonto) gruppen ska tillhöra och eventuellt en plats
- Klicka på "Skapa"
- Klicka på “Gruppmedlemmar”
- Lägg till deltagare genom att klicka på "Lägg till användare"
Övningsgruppen bör endast inkludera de som deltar i övningen, inte personer som är frånvarande vid övningstillfället (t.ex. vid sjukdom, semester eller VAB).
Skapa övningslarm
- Klicka på “Konto” eller “Underkonton” i vänstermenyn beroende på vilket konto larmet ska skapas i. Om underkonto, välj specifikt underkonto.
- Klicka på "Larm" → "Skapa larm"
- Namnge larmet: "Övningslarm + (datum för övningen)"
- Välj ikon, färg och larmljud
- Klicka i “Förvalda grupper” → välj “Övningsgrupp (datum)” → klicka i "Larma endast förvalda grupper" för att säkerställa att larmet enbart går till de som är med i övningsgruppen.
- Välj vilka av följande avancerade inställningar som ska vara aktiverade i övningslarmet. Se artikeln “Skapa larm” för mer information om inställningarnas betydelse:
- Visa karta och tillåta byte av plats
- Tillåta användare att lägga till larmdetaljer
- Lägg till kontrollfråga
- Blockera notiser
- Larminstruktioner
- Autostarta checklista
- Klicka på "Skapa"
Testa ditt larm
Alla deltagare behöver genomföra ett självtest av larmet för att säkerställa att deras enheter tar emot larm och notiser korrekt. Informera alla deltagare om att de inför övningen ska testa sitt larm enligt instruktionerna nedan. Administratören kan kontrollera från adminpanelen vilka som har gjort larmtestet, vilka som har misslyckats samt lyckats med larmtestet.
- Öppna appen Cosafe
- Klicka på menyn uppe till höger → klicka på "Testa ditt larm"
- Läs igenom instruktionerna
- Klicka på "Testa larmet" och välj "Testa"
- Stäng appen (logga inte ut) och vänta på larmsignalen och notisen, som kommer inom 15 sekunder.
- Besvara frågan i appen om larmet fungerade eller misslyckades
Om testet misslyckades
- Kontrollera att appen är uppdaterad till den senaste versionen
- Kontrollera enhetens inställningar och följ steg-för-steg-instruktionerna i artiklarna "Viktiga inställningar Android” eller “Viktiga inställningar iOS” samt “Cosafe Desktop App”
- Gör ett nytt test
- Om någon fortfarande upplever att larmet inte fungerar kan administratören samt berörd höra av sig till Cosafe på support@coasfe.com eller 08 409 400 20 - Vi hjälper gärna till!
Genomförande
Samla deltagarna
- Säkerställ att storbildsskärm och högtalare fungerar
- Visa appen Cosafe på skärmen
- Informera personalen om syftet med övningen
Skicka övningslarmet
- Be alla deltagare att stänga appen (utan att logga ut), annars hörs ingen ljudsignal.
- Övningsledaren som ska skicka larmet loggar in på Cosafe Desktop App på storbildsskärmen
- Klicka på "Larm" → "Övningslarm (datum)"
- Beroende på vilka avancerade inställningar som är aktiverade kommer olika instruktioner att visas innan larmet kan skickas iväg:
- Är “Tillåta användare att lägga till larmdetaljer” aktiverat kan avsändaren av larmet välja att lägga till larmdetaljer, dock inget krav → klicka på “Fortsätt”
- Är “Visa karta och tillåta byte av plats” aktiverat kan avsändaren av larmet se kartpositionen samt ändra plats vid behov, den förinställda platsen motsvarar avsändarens position → klicka på “Skicka larm”
- Är “Lägg till kontrollfråga” aktiverat behöver den som skickar larmet bekräfta att larmet ska skickas → klicka på “Bekräfta”
- Larmet går ut och deltagarna agerar enligt ert uppsatta scenario
- För att komma till larmtråden när larmet väl har skickats kan mottagaren göra enligt 3 följande alternativ:
- Klicka på notisen som dyker upp på skärmen
- Gå in i appen, klicka på den röda banderollen i överkant av hemskärmen “Larm pågår - Gå till meddelande”
- Gå in i appen, klicka på funktionen “Meddelanden” och sedan den meddelandetråd som har en röd ram vilket indikerar ett aktivt larm. Skulle det vara flera larm aktiva samtidigt syns larmets namn tydligt rödmarkerat i meddelandetråden.
- Beroende på vilka avancerade inställningar som är aktiverade kommer dessa synas på följande sätt i larmtråden:
- Är “Larminstruktioner” aktiverade kommer dessa att synas i larmtråden. Är larminstruktioner tillagda på flera språk kommer dessa ändras och visas på det språk som är valt i deltagarens personliga språkinställningar.
- Har avsändaren av larmet även lagt till larmdetaljer kommer dessa synas under larminstruktionerna. Dessa syns på det språk avsändaren skrivit larmdetaljerna på.
- Är “Blockera notiser” aktiverat → klicka på det gula fältet i överkant av larmtråden för mer information
- Är “Autostarta checklista” aktiverat kommer vald checklista att läggas till i larmtråden
Viktigt att tänka på!
- Tänk radiodisciplin - ingen ska exempelvis skriva "Jag har läst!" eftersom Cosafe har automatisk läsbekräftelse
- Kommunikationen sker i larmtråden och bör hållas saklig och informativ
Avsluta larmet
- Endast behöriga användare samt avsändaren av larmet kan avsluta larmet
- Klicka på de tre prickarna längst uppe till höger i larmtråden
- Välj "Avsluta"
- Bekräfta “Avsluta”
- Spara larmtråden för utvärdering
Utvärdering och återkoppling
- Diskutera hur övningen gick
- Notera eventuella förbättringsområden
- Notera om någon deltagare inte fick larmet
- Justera larminställningar, grupper mm. för andra larm i admin.cosafe.com vid behov baserat på lärdomar från övningen
- Samla feedback från personalen
- Ta bort övningsgruppen samt övningslarmet efter genomförd utvärdering för att övningslarmet senare inte misstolkas för ett skarpt larm
- Boka en genomgång med Cosafe för utvärdering